Planera dagen med Eisenhower-matrisen

Vissa siffror säger att över 40% av alla saker folk skriver på sin att göra-lista förblir ogjorda. Det är en hel kyrkogård med ogjorda grejer! Grejer som säkert är Viktiga, men kanske inte Brådskande. Lösningen? Eisenhower-matrisen! ☝️

#Planering

---

Har du hört talas om Eisenhower-matrisen? Den består av 4 kvadrater där man skriver in alla sina uppgifter eller måsten i relation till hur viktiga och/eller brådskande de är.

Titta på den här korta videon, gjord av vår vän Anna Janises, för att få ett bättre grepp.

Rätt smart, va? Matrisen handlar i grunden om att prioritera bland alla saker man behöver göra under dagen för att på så sätt kunna se var man behöver lägga krutet. Se det här blogginlägget som en övning - ta fram papper och penna och din almanacka så kör vi igång!

Det kan vara bra att lägga upp dagen redan kvällen innan; eller, om du föredrar att planera en vecka i taget, ta en stund under söndagen så att du har allting på plats inför en ny vecka.

Ok, låt oss titta närmare på matrisen. Kvadrat för kvadrat sorterar vi in saker på följande vis:

Kvadrat 1: Viktigt och brådskande
Kvadrat 2: Viktigt men mindre brådskande
Kvadrat 3: Brådskande men mindre viktigt
Kvadrat 4: Mindre viktigt och mindre brådskande

Börja med att skriva en lista på alla uppgifter och aktiviteter som flyter runt i huvudet, både stort och smått. Rita sedan Eisenhower-matrisen på ditt tomma pappersark - du kommer att använda det som referens under denna uppgift. Nu kan du börja identifiera i vilken av kvadraterna varje uppgift hör hemma.

STEG 1

Vi börjar med att ta en titt på sakerna i kvadrat 4. Man kan fråga sig om detta bör ta plats i din veckokalender överhuvudtaget. Visst är det härligt att ha ett städat hem, men det verkligen rimligt att det tar samma dyrbara plats som de saker du har skrivit in i kvadrat 1, eller? Det handlar helt och hållet om PRIORITERINGAR.

Poängen med matrisen är att vi tydligt och överskådligt ska kunna se vart vi behöver rikta vår uppmärksamhet fullt ut, och inte svettas över de mindre sakerna. Låt inte de saker du precis identifierat som ”mindre brådskande och mindre viktiga” stjäla fokus från det som du verkligen behöver göra.

STEG 2

Ok, vidare till kvadrat 3. Vad har du skrivit här? Vi ska ha en kalas för min son i helgen så att åka och handla allt som behövs till det, samt att göra chokladtårtan han har beställt, är ganska brådskande. Men jag behöver ändå sätta detta i rätt kontext: Jobb-relaterade uppgifter är viktigare att få klart än att handla för en fest. Uppgifter som rör jobbet har oftast en deadline, medan de saker som är i kvadrat 3 går i de flesta fall att delegera till någon annan. Jag skulle till exempel kunna be min man att åka och handla tillsammans med födelsedagsbarnet, medan jag bakar tårtan. Att delegera är nyckeln här. Du behöver inte göra allting själv hela tiden!

Låt mig bara upprepa att sakerna i kvadrat 3 och 4 är inte oviktiga. Men vi behöver titta på hur viktiga de är i relation till alla de andra sakerna som behöver göras. Som sagt, att städa huset kan man ju bara ignorera under en viss period innan man börjar må lite dåligt över det… (Och är du som jag har du kanske också omdefinierat begreppet ”ett städat hem” med varje nytillskott i familjen!) Så vart dumpar man sånt som står i botten-kvadraterna? En bra idé kan vara att sammanställa alla dessa saker i en lista längst bak i almanackan, i slutsidorna. För kom ihåg en sak - om det är i kalendern så är det prio! Du kan ju fortfarande ”parkera” dessa saker på andra ställen i almanackan. Bara du inte låter dem gröta till det i din veckovy, för det är det mest åtråvärda utrymmet i din almanacka. Det utrymmet är öronmärkt för bara bra grejer.

Inte bekant med slutsidorna? Det är de där extrasidorna längst bak i almanackan, de som kommer direkt efter kalenderdelen. Här kan du välja och vraka och plocka ihop precis vad du vill ha: dotgrid-sidor för bullet journaling, kartor, sudoku, målarbokssidor, linjerade eller blanka sidor, och massa mer! Håll utkik efter dem på steg 6 i designprocessen.

STEG 3

Nu till kvadrat 2. Här har vi allt som är viktigt men inte brådskande. Du kanske har du en deadline för dessa saker men den ligger nån vecka bort. Så även om de inte behöver göras precis nu, så behöver de ändå göras ordentligt. Boka in dessa saker redan nu så att du vet att du har avsatt tid i din kalender för att slutöra dem. Då slipper du stressa i sista minuten när dessa saker plötsligt flyttats från kvadrat 2 till kvadrat 1.

Häng på ett sidospår en kortis! Om du ser dig själv som lite av en hustler - kanske är du en mamma som jobbar hemifrån, en student med ett deltidsjobb, eller en aspirerande entreprenör som fortfarande behöver hålla fast vid sitt 9 till 5-jobb - då är kvadrat 2 superviktig för dig. De små steg som din dröm bygger på ska finnas här. Problemet är ofta att trots att dessa saker är viktiga för dig så är de oftast aldrig brådskande, vilket betyder att du kan skjuta fram dem, igen och igen, utan att nån gång behöva sätta dig ner och faktiskt göra dem. Men om du placerar dem i kvadrat 2 från början är det större chans att du börjar ta dem på allvar, och då också ta konkreta steg mot att uppnå din dröm. Hemligheten ligger i att schemalägga detta. SKRIV IN DET I KALENDERN.

STEG 4

Och nu, till det viktigaste och mest brådskande - kvadrat 1. Vid det här laget vet du vad du ska göra, eller hur? Allt som är skrivet i kvadrat 1 ska direkt in i kalendern. Dessa saker är ”heliga”, sånt du absolut inte kan tumma på oavsett vad som händer. Du kanske kommer på att du behöver mer än en dag för att beta av allting här - bra, se då till att avsätta x antal timmar i kalendern så att du är säker på att du gör klart dem. Det fina här är förstås att du nu kan fokusera helt och hållet på dessa saker och vara säker på att du har prioriterat in allt på rätt ställe.

Och detta, kära du, är den sinnesfriden som Eisenhower-matrisen kommer att skänka dig.

Med denna matris bland dina planeringsverktyg hoppas jag att du ska kunna få en tydlig överblick av det du verkligen behöver göra under dagen, så att du också ska kunna lägga en realistisk plan för vad du kan uppnå.

Lycka till!
Sara på Personlig Almanacka™